Na vida moderna estamos constantemente sendo abarrotados de diversas distrações ao mesmo tempo. Notificações, alertas, chamadas, tudo incessantemente buscando sua atenção. Eu, por exemplo, neste momento estou com o e-mail, o twitter e slack aberto, além do meu celular com a tela pra cima aqui do lado.
Não resta dúvida de que a tecnologia é uma dádiva. Nos permitiu que durante esta pandemia muitas pessoas mantivessem seus trabalhos de forma remota, sem contar os relacionamentos à distância que se tornaram mais comuns. Isto posto, também não resta mais dúvida que a tecnologia e suas distrações nos tornaram mais propensos as dificuldades de se focar no trabalho e na tarefa que se apresenta.
É produtivo ser multi-tarefa?
A tentação de tentar prestar atenção em diversos meios de comunicação ao mesmo tempo é real, mas é fato que essa não é a melhor maneira de ser efetivo e colaborativo no seu trabalho.
Temos que admitir que já nos pegamos tentando trabalhar nesse formato multi-tarefa. Responder e-mails durante reuniões, abrir o slack ou outro app de conversação para discutir algum projeto enquanto organiza materiais do mesmo… Enfim, opções não faltam. Mas a verdade é que pesquisas vem indicando que as pessoas que se consideram multi-tarefas são menos competentes em fazer de fato várias tarefas ao mesmo tempo.
A empresa Dribbble decidiu sugerir alguns pontos para seus funcionários se manterem produtivos exatamente não sendo multi-tarefas.
Minimizar a troca de tarefas/apps
Uma das estratégias mais recorrentes é separar um tempo para cada tarefa e concluí-la dentro de período, evitando assim ficar trocando entre e-mail, slack, trello, word ou excel ao mesmo tempo. Por exemplo, setar 30 minutos pela manhã e 30 minutos a tarde para o e-mail. Quando você concluir os 30 minutos, mude para outra tarefa e feche a aba do e-mail para não abrir mais até o próximo agendamento. Isso ajuda a deixar claro não só para sua mente, mas para a equipe de trabalho os horários que você tem para determinadas tarefas. Um dos métodos mais famosos para esse controle de tarefas por tempo é o Pomodoro, e você encontra diversos apps pela internet de como usar.
Estabeleça o tempo de trabalho focado como sagrado
Quando você estabelecer os horários e períodos para cada tarefa que tem que fazer, se concentre nessa tarefa. Desligue ou feche todas as outras opções de distração e finalize a tarefa dentro do período determinado. Isso ajuda a sua mente a entender o objetivo e dar “prazer” quando concluído. O senso de progresso ajuda você a se manter produtivo.
Escrever
Se você é do tipo que pinta ideias a todo momento e isso te distrai, tenha sempre a mãos um papel e uma caneta para estes momentos. Enquanto você está no meio de uma tarefa e uma nova ideia surgir, anote no papel para que você não esqueça, mas dedique seu tempo a ela somente depois que acabar a tarefa que está em andamento.
O seu sistema
Talvez o mais importante dessas ações seja você identificar, entender e criar o seu próprio sistema. Identifique onde você está fazendo multi-tarefas e entenda como separá-las dentro de períodos de tempo. Crie um sistema por horários e teste por alguns dias. Se não funcionar, tente criar períodos de tarefas “fáceis” para mais “difíceis”. Não existe o jeito ideal, existe aquele que se adequa ao seu tipo de trabalho.
Se você conseguiu chegar aqui no final do texto sem ser interrompido pelo alerta do e-mail, por uma mensagem no whatsapp ou simplesmente porque lembrou de procurar no google sobre multi-tarefas, você já está no caminho certo.
Agora que terminamos, marcamos um “check” na nossa lista e vamos para aquele descanso de 10 minutos antes da próxima. Até mais.