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Uma tarefa de cada vez: a chave para se manter focado no trabalho

Na vida moderna estamos constantemente sendo abarrotados de diversas distrações ao mesmo tempo. Notificações, alertas, chamadas, tudo incessantemente buscando sua atenção. Eu, por exemplo, neste momento estou com o e-mail, o twitter e slack aberto, além do meu celular com a tela pra cima aqui do lado.

Não resta dúvida de que a tecnologia é uma dádiva. Nos permitiu que durante esta pandemia muitas pessoas mantivessem seus trabalhos de forma remota, sem contar os relacionamentos à distância que se tornaram mais comuns. Isto posto, também não resta mais dúvida que a tecnologia e suas distrações nos tornaram mais propensos as dificuldades de se focar no trabalho e na tarefa que se apresenta.

É produtivo ser multi-tarefa?

A tentação de tentar prestar atenção em diversos meios de comunicação ao mesmo tempo é real, mas é fato que essa não é a melhor maneira de ser efetivo e colaborativo no seu trabalho.

Temos que admitir que já nos pegamos tentando trabalhar nesse formato multi-tarefa. Responder e-mails durante reuniões, abrir o slack ou outro app de conversação para discutir algum projeto enquanto organiza materiais do mesmo… Enfim, opções não faltam. Mas a verdade é que pesquisas vem indicando que as pessoas que se consideram multi-tarefas são menos competentes em fazer de fato várias tarefas ao mesmo tempo.

A empresa Dribbble decidiu sugerir alguns pontos para seus funcionários se manterem produtivos exatamente não sendo multi-tarefas.

Minimizar a troca de tarefas/apps

Uma das estratégias mais recorrentes é separar um tempo para cada tarefa e concluí-la dentro de período, evitando assim ficar trocando entre e-mail, slack, trello, word ou excel ao mesmo tempo. Por exemplo, setar 30 minutos pela manhã e 30 minutos a tarde para o e-mail. Quando você concluir os 30 minutos, mude para outra tarefa e feche a aba do e-mail para não abrir mais até o próximo agendamento. Isso ajuda a deixar claro não só para sua mente, mas para a equipe de trabalho os horários que você tem para determinadas tarefas. Um dos métodos mais famosos para esse controle de tarefas por tempo é o Pomodoro, e você encontra diversos apps pela internet de como usar.

Estabeleça o tempo de trabalho focado como sagrado

Quando você estabelecer os horários e períodos para cada tarefa que tem que fazer, se concentre nessa tarefa. Desligue ou feche todas as outras opções de distração e finalize a tarefa dentro do período determinado. Isso ajuda a sua mente a entender o objetivo e dar “prazer” quando concluído. O senso de progresso ajuda você a se manter produtivo.

Escrever

Se você é do tipo que pinta ideias a todo momento e isso te distrai, tenha sempre a mãos um papel e uma caneta para estes momentos. Enquanto você está no meio de uma tarefa e uma nova ideia surgir, anote no papel para que você não esqueça, mas dedique seu tempo a ela somente depois que acabar a tarefa que está em andamento.

O seu sistema

Talvez o mais importante dessas ações seja você identificar, entender e criar o seu próprio sistema. Identifique onde você está fazendo multi-tarefas e entenda como separá-las dentro de períodos de tempo. Crie um sistema por horários e teste por alguns dias. Se não funcionar, tente criar períodos de tarefas “fáceis” para mais “difíceis”. Não existe o jeito ideal, existe aquele que se adequa ao seu tipo de trabalho.

Se você conseguiu chegar aqui no final do texto sem ser interrompido pelo alerta do e-mail, por uma mensagem no whatsapp ou simplesmente porque lembrou de procurar no google sobre multi-tarefas, você já está no caminho certo.

Agora que terminamos, marcamos um “check” na nossa lista e vamos para aquele descanso de 10 minutos antes da próxima. Até mais.

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